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En la etapa de implementación, la cuarta del proceso, se busca analizar tanto la gestión del programa como lo conseguido durante su ejecución.
Para ello, se explica en qué consiste la evaluación de procesos y se presentan los cinco pasos en que esta consiste. En esos pasos se destaca la creación de la herramienta “Modelo general de procesos” o “Flujograma de procesos” y el “Análisis FODA”.
La evaluación de procesos
En esta sección exploraremos el concepto de evaluación de procesos y los objetivos que persigue.
Definición y propósito
La evaluación de procesos es un análisis de la gestión operativa del programa que permite valorar en qué medida y cómo se han logrado las metas y objetivos. Se trata de un ejercicio que se realiza en la implementación, que aprovecha la información del monitoreo, más otras fuentes de información, para hacer una evaluación integral de la operación. Responde al tipo de preguntas normativas, es decir, compara lo que efectivamente está pasando con lo que idealmente debería estar ocurriendo. Con la evaluación se examinan las actividades y si se están alcanzando los objetivos planeados.
La evaluación de procesos examina cómo se implementa la teoría de cambio, que, como se señala en la etapa de diseño, tiene como variables: insumos, actividades, productos y resultados.
En la brecha entre lo planeado y la realidad están los problemas observados en las variables de la teoría de cambio (a las que se suma el contexto), que sirven para identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, y a partir de ahí hacer recomendaciones para mejorar.
Objetivos de la evaluación de procesos
Los objetivos fundamentales de la evaluación de procesos son:
Describir la gestión operativa en los distintos niveles de implementación del programa, analizando si la gestión y la articulación de los procesos contribuyen al logro de sus objetivos.
Identificar las buenas prácticas, las fortalezas, las oportunidades de mejora, las debilidades y las amenazas del programa.
Elaborar recomendaciones generales y específicas que el programa pueda implementar, tanto a nivel normativo como operativo.
Pasos para realizar la evaluación de procesos
Para realizar una evaluación de procesos se recomienda seguir estos pasos:
01.Análisis de gabinete y trabajo de campo
En este primer paso se realiza un análisis de gabinete y se planea y realiza trabajo de campo:
El análisis de gabinete considera el acopio, organización, sistematización y valoración de información contenida en registros administrativos, evaluaciones externas, revisión de documentos oficiales y normativos, sistemas de información y documentos relacionados con el programa.
El trabajo de campo implica información cuantitativa y cualitativa.
Organización del trabajo de campo
Este trabajo requiere un trabajo adicional de organización que contempla determinar: i) la muestra para aplicar las encuestas en la recolección de información, ii) los instrumentos de recolección de información que se aplicarán, iii) el cronograma de actividades, iv) la agenda de trabajo de campo y v) los formatos de consentimiento.
02. Descripción del programa y elaboración del modelo general de procesos
El segundo paso en una evaluación de procesos consiste en describir el programa a partir de sus
principales actividades, en función de sus objetivos, el problema que atiende y el contexto en el que se encuentra. Para la descripción se debe:
Determinar el orden de los procesos del programa
Describir en detalle el desarrollo de cada proceso que se lleva a cabo en el programa
Mapear los procesos
Cada elemento del programa se caracteriza de acuerdo con la teoría de cambio diseñada (Etapa de diseño) y se le asigna un responsable.
En relación con los procesos, debe saberse:
Si existen documentos que normen los procesos.
Si los procesos que están documentados son del conocimiento de todos los operadores.
Si los procesos están estandarizados, es decir, si son utilizados por todas las instancias ejecutoras.
Si se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión que retroalimenten los procesos operativos que desarrollan los operadores.
Si se cuenta con mecanismos para la implementación sistemática de mejoras.
El análisis tiene como objetivo optimizar los procesos del programa. Algunos aspectos clave a considerar incluyen:
Simplificar los procesos
Evaluar las etapas del proceso y sus actividades según tres categorías:
03. Análisis de insumos y procesos
En la descripción y análisis del modelo general de procesos se deben considerar los siguientes temas:
A.
La descripción detallada de las actividades, los componentes y actores involucrados en el desarrollo del proceso
B.
La determinación de los límites del proceso y su relación con otros procesos
C.
Los insumos y recursos disponibles, considerando:
- Tiempo
- Personal
- Recursos financieros
- Infraestructura
D.
Los productos
E.
Los sistemas de información
F.
La coordinación
G.
La evaluación de la pertinencia del proceso
H.
La identificación de las características relacionadas con la importancia estratégica del proceso
I.
La existencia de mecanismos para conocer la satisfacción de los beneficiarios
04. Análisis FODA
Para evaluar un programa y sus resultados, es clave identificar cómo ajustar la intervención en el futuro con el fin de fortalecer sus efectos. El análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) es una herramienta útil que permite reconocer los aspectos que funcionan adecuadamente, los espacios y oportunidades que pueden ser explorados, los elementos que requieren mejoras y los desafíos que podrían presentarse al continuar con el programa. También es posible incluir en este análisis las buenas prácticas identificadas y los cuellos de botella detectados.
Al llevar a cabo el análisis FODA es esencial no perder de vista algunas de las principales razones por las que fracasan los programas, expuestas en la etapa de seguimiento y monitoreo (errores de diseño, fallas de implementación y factores externos). Si se observan estas razones, es importante trabajar en ellas para garantizar el éxito del programa en el futuro.
05. Formulación de recomendaciones y conclusiones
A partir de los hallazgos y resultados del análisis integral y específico de la gestión operativa del programa, por medio del modelo general de procesos y/o el análisis FODA, se realizan recomendaciones a nivel de procesos ya nivel general.
El propósito principal de las recomendaciones es proporcionar líneas y estrategias de acción articuladas y coherentes para la mejora de la operación del programa. Estas recomendaciones deben considerar los siguientes elementos:
Descripción general de la recomendación
Comparación entre la situación actual y el resultado que se espera obtener con la implementación de la recomendación
Identificación del o los principales responsables de la implementación
Análisis de la viabilidad de la implementación
Análisis de los efectos potenciales que puede implicar la implementación, tanto en la operación del programa como en el logro de los objetivos
Nivel de priorización de la recomendación
